Assistent:in der Geschäftsführung – Tourismus

Assistenz der Geschäftsführung - Tourismus

Arbeitsort: Klagenfurt / Hybrid
Arbeitszeit: Vollzeit (38,5 Stunden/Woche)
Abteilung: Riedergarten Tourismus
Berichtslinie: Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Tourismus

Deine Rolle

Als Assistenz der Geschäftsführung im Bereich Tourismus bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle und unterstützt die Geschäftsführung sowohl im Tagesgeschäft als auch bei strategischen Themen. Du koordinierst interne Abläufe, übernimmst HR-Agenden, organisierst Termine, Meetings und sorgst für ein exzellentes Aufgabenmanagement innerhalb des Tourismusteams - insbesondere über Microsoft Planner.

Deine Aufgaben

• Administrative Entlastung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft
• Office Management und Terminkoordination (inkl. Vor- und Nachbereitung von Meetings)
• sukzessive eigenververantwortliche Übernahme von Themenbereichen (z.B. Budget-Reporting)
• Zentrales Aufgabenmanagement für das gesamte Tourismusteam: Koordination, Priorisierung und Nachverfolgung aller Aufgaben & Projekte über Microsoft Planner
• Eigenständige Verantwortung für die laufende Pflege und Strukturierung des Planners, inkl. Zuteilung von Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten
• HR-Agenden inkl. Onboarding neuer Mitarbeitender, Terminverwaltung, Pflege von Personalunterlagen und Koordination von HR-Prozessen
• Kommunikation & Schnittstellenmanagement mit internen Abteilungen (Marketing, Sales, Reservierung, Betrieb)
• Vorbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Reports (z. B. für interne Meetings, Eigentümerkommunikation etc.)
• Organisation von Veranstaltungen, Teamevents oder internen Jour fixes
• Mitarbeit an strukturellen Weiterentwicklungen im Bereich Teamorganisation und interner Prozesse

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftliches Studium (z. B. BWL, Tourismus, HR Management)
• Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Position oder im Bereich Assistenz, HR oder Office Management
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• IT-Affinität und Erfahrung im Aufgabenmanagement, idealerweise mit Microsoft Planner, Teams und Excel
• Hohe Diskretion, Verlässlichkeit und professionelles Auftreten
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Freude an Kommunikation, Organisation und der Arbeit in einem dynamischen Team

Was wir bieten

• Enges Arbeiten mit der Geschäftsführung und Einblick in strategische Prozesse
• Viel Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
• Ein motiviertes, kollegiales Team mit flachen Hierarchien
• Mitarbeit an der Weiterentwicklung eines dynamischen Tourismusunternehmens
• Flexible Arbeitszeiten, moderne Arbeitsmittel, Möglichkeit zu Homeoffice
• Bürostandort in Klagenfurt mit Parkplatz und Seezugang

Wir bitten um die Zusendung eines Motivationsschreiben und eines CV´s